ADMINISTRASI LOMBA PERPUSTAKAAN LENGKAP
Contents [Show Up]
Bagi Anda yang menginginkan juara dalam lomba perpustakaan. Lengkapilah administrasi perpustakaan Anda karena penilaian lomba terkait dengan tertib administrasi dan dokumen perpustakaan yang Anda kerjakan. Usaha yang keras tidak akan sia-sia jika anda melakukannya dengan sepenuh hati dan perasaan Anda, maka tidak ada yang tidak mungkin di dunia ini, selama matahari masih terbit di sebelah timur, apapun bisa terjadi, termasuk perpustakaan Anda akan bisa jadi juara lomba perpustakaan,
Administrasi ditinjau dari sudut proses, merupakan keseluruhan aktivitas yang dimulai dari proses pemikiran, penyusunan rencana, pengaturan, penggerakan, pengawasan sampai dengan proses pencapaian tujuan
Administrasi ditinjau dari sudut fungsi / tugas berarti keseluruhan aktivitas yang harus dilakukan seseorang atau sekelompok orang yang berkedudukan sebagai “administrator”
Administrasi ditinjau dari sudut kepranataan merupakan kelompok orang di dalam suatu kepranataan / institusi yang secara tertentu melakukan aktivitas di dalam institusi tersebut
Ciri / unsur aktivitas administrasi :
1. adanya suatu tujuan yang telah ditetapkan untuk dicapai
2. adanya suatu proses dari keseluruhan aktivitas yang dilaksanakan secara teratur dan berkelanjutan
3. adanya seseorang / sekelompok orang sebagai administrator yang mengatur aktivitas tersebut supaya seimbang
4. adanya suatu kepranataan / institusi
B. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN
Administrasi perpustakaan / Library Administration menurut Lasa HS adalah kegiatan pelengkap yang menunjang kegiatan kepustakawanan dan tugas tugas perpustakaan. Kegiatan ini antara lain ketatausahaan, perlengkapan, kerumahtanggaan, keuangan, keamanan dan lainnya (Sumber : Kamus Kepustakawanan Indonesia)
Kegiatan Kepustakawanan adalah kegiatan pejabat fungsional pustakawan yang meliputi : pengadaan, pengolahan, pengelolaan, pemberdayaan dan pemasyarakatan bahan pustaka / sumber informasi dalam bentuk cetak, karya rekam atau multi media serta kegiatan pengkajian atau kegiatan lain untuk pengembangan perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang dalam hal ini termasuk kegiatan pengembangan profesi
Dalam pengertian sempit, administrasi perpustakaan adalah aktivitas ketatausahaan untuk mendukung kegiatan penyelenggaraan perpustakaan yang meliputi :
a) melayani permintaan alat dan perlengkapan bagi keseluruhan aktivitas teknis perpustakaan
b) melayani urusan yang bersangkutan dengan penyediaan dana pengeluaran pembiayaan dan administrasi keuangan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan perpustakaan
c) melayani urusan yang bersangkutan dengan kepegawaian
d) melayani urusan yang berkaitan dengan surat-menu=yurat, kearsipan dan jenis ketatausahaan lainnya
e) melayani urusan yang bersangkutan dengan kepentingan anggota perpustakaan. Misalnya surat bebas pinjam, pengumuman dll
f) menyusun laporan kegiatan perpustakaan dalam periode tertentu
Dalam pengertian luas, administrasi perpustakaan adalah semua aktivitas penyelenggaraan perpustakaan dengan memanfaatkan segala kemampuan serta segenap sumber daya yang dimiliki, dioordinasikan secara teratur, terus menerus dan berkelanjutan untuk terlaksananya tugas perpustakaan dan tercapainya tujuan perpustakaan.
C. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN
1. Umum
- Program Kerja
- Peraturan Perpustakaan
- Buku Agenda
- Buku Tamu
- Buku Kas
- Laporan, dll
Ada 9 pendekatan penilaian yang mana ini merupakan penjabaran dari SNP 008:2011 tentang Perpustakaan SMP/MTs. Kesembilan aspek itu adalah :
1. Manajemen perpustakaan , (1) SK Pendirian, (2) Struktur Organisasi, (3) Program Kerja, dan (4) Laporan dan Statistik
2. Sumber Daya Manusia, (1) Adanya Kepala Perpustakaan, (2) Pendidikan Kepala Perpustakaan, (3) Jumlah tenaga Perpustakaan, (4) Pendidikan Tenaga Perpustakaan, (5) Keanggotaan
3. Gedung-ruang-sarana prasarana, (1) Luas gedung dan lokasi gedung, (2) Ketersediaan ruangan, (3) Unsur 5K, (4) Perabot
4. Koleksi perpustakaan, (1) Jumlah koleksi (paket, non paket, fiksi, referensi), (2) Jumlah Majalah, (3) Surat Kabar, (4) Audia Visual, (5) Koleksi Khusus, (6) Globe, (7) Peta, (8) Brosur, (9) Penambahan Koleksi Per-Tahun.
5. Pengorganisasian dan perawatan bahan pustaka, (1) Alat Seleksi, (2) Proses Pengolahan, (3) Otomasi Perpustakaan, (4) Perlengkapan, (5) Perbaikan Koleksi Perpustakaan, (6) Weeding/Penyiangan bahan Pustaka, (7) Stock Opname, (8) Katalog, (9) Sumber Pengadaan.
6. Layanan perpustakaan, (1) Jumlah jam buka, (2) Sistem Layanan, (3) Jumlah Pengunjung, (4) Jumlah Peminjam, (5) Judul Buku yang dipinjam, (6) Statistik, (7) Jenis Layanan, (8) Peran pustakawan dalam proses pembelajaran.
7. Anggaran, (1) Penyediaan Anggaran, (2) Sumber Anggaran, (3) Alokasi Anggaran.
8. Promosi, (1) Jenis Promosi, (2) Pelaksanaan Promosi, (3) Kegiatan Pengembangan Minat Baca.
9. Kerjasama, (1) Mitra Kerjasama, (2) Bentuk Kerjasama.(3)Laporan Kegiatan
2. Teknis
- Buku Induk / Inventaris
- Buku Pengunjung
- Buku Peminjam
- Kartu Anggota
- Statistik
- Grafik
D. ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN SECARA TEKNIS
BUKU INDUK / INVENTARIS
1. Inventarisasi Bahan Pustaka Buku
a. Pengecekan buku
Buku / bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan baik dari hasil pembelian atau hadiah harus dilakukan pengecekan, terutama pada fisik buku seperti : jumlah halaman dan urutannya serta kekuatan jilidan buku.
b. Pencantuman identitas
Semua bahan pustaka khususnya bahan tercetak harus diberi tanda identitas kepemilikan. Tanda ini lazimnya berupa stempel yang didesain khusus dan biasanya diberi nama perpustakaan. Ada 2 macam bentuk stempel identitas.
1. Stempel panjang biasanya dibubuhkan pada sisi-sisi buku
2. Stempel pendek biasanya dibubuhkan di dalam lembar halaman
c. Pemberian nomor induk / inventaris
Buku inventaris dibedakan antara buku yang diperoleh dari pembelian dan yang diperoleh dari sumbangan / hadiah / hibah.
Setiap eksemplar buku meski berjudul sama tapi memiliki nomor urut / nomor induk sendiri untuk memudahkan kita mengecek jumlah keseluruhan buku.
Contoh kolom buku inventaris :
Tgl No. Induk Pengarang Judul Penerbit Thn Terbit Asal/ Sumber No. Klasifikasi Vol / Edisi Jumlah Harga Ket
Judul Eks
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Kolom 1 : diisi tanggal saat buku dicatat bukan saat buku dibeli
Kolom 2 : diisi nomor urut pencatatan. Urutan ini terus berlanjut meski terjadi pergantian bulan atau tahun
Kolom 3 : diisi sesuai ketentuan teknik perpustakaan
- pengarang tunggal ditulis nama belakangnya
cth : Ahmad Tohari ditulis Tohari
- pengarang lbh dari satu hanya ditulis nama pengarang utama
cth : Dewi Lestari dan Vino Bastian ditulis Lestari
- nama yg didahului dgn Sri, Abu, Nata walaupun ditulis terpisah dianggap satu kesatuan dgn nama berikutnya
- gelar kebangsawanan ikut ditulis, sedang gelar kesarjanaan tidak
cth : Raden Ajeng Murtiningsih ditulis tetap
Dr. H. Parangkusumo, M.Pd ditulis Parangkusumo
Kolom 5 : jika tidak diketahui nama penerbit ditulis t.p
Kolom 6 : jika tidak diketahui tahun terbit ditulis t.th
Kolom 7 : diisi dengan singkatan
- B untuk buku hasil membeli
- H untuk buku hadiah / hibah
- T untuk buku hasil tukar-menukar
Kolom 13 : diisi misal apabila buku rusak, ditarik dari peredaran atau diisi dengan lokasi buku ditempatkan misalnya diruang referensi, ruang anak atau diisi nama toko tempat membeli, atau lembaga yg memberi
2. Inventarisasi Bahan Pustaka Terbitan Berkala (Majalah, Surat Kabar, Buletin)
Setiap koleksi berkala terlebih dahulu diberikan stempel identitas perpustakaan dan diinventarisir begitu juga dengan koleksi terbitan berkala. Terbitan berkala dicatat menggunakan buku dan dapat juga dapat menggunakan manila ukuran L 21 x P 35 cm
Contoh kartu surat kabar :
PERPUSTAKAAN SEKOLAH ...............
Alamat : ......................................................................
Judul
Penerbit : ......................
: ...................... Harga Langganan : ........................
Alamat
Tahun
: ......................
: ...................... Catatan : ........................
Tanggal 1 2 3 4 s.d 31 Keterangan
Januari
Februari X
s.d
Desember
Untuk majalah dan buletin perlu distempel pada sampul depan sebelah kanan atas serta bagian tertentu secara konsisten dengan diusahakan tidak mengenai tulisan.
Untuk pencatatan majalah dibuatkan kartu tersendiri karena memiliki kolom berbeda dengan surat kabar. Dicatat menggunakan kertas karton berukuran L 21 x P 35 cm.
Contoh kartu inventaris majalah / buletin :
PERPUSTAKAAN SEKOLAH ...........
Judul : Harga Langganan :
Penerbit :
Alamat : Catatan :
Tahun :
Januari Februari s.d Juni
Tgl No Vol Tgl No Vol Tgl No Vol
Pada bagian belakang kartu juga dibuat kolom yang sama dimulai dari bulan Juli s.d Desember atau disesuaikan kartu.
Cara Pencatatan :
- Judul diisi nama surat kabar / majalah misalnya Kompas
- Penerbit diisi nama penerbit misalnya PT. Kompas Media Nusantara
- Alamat diisi alamat redaksi surat kabar / majalah
- Harga langganan diisi harga per bulan / per tahun misal Rp. 60.000 per bulan
- Catatan diisi frekuensi terbit harian, mingguan, bulanan atau triwulan
- Utk kolom surat kabar diberi tanda silang pada kolom yg sesuai dgn tgl dan bulan surat kabar yg diterima misal tgl 2 Februari
3. Inventarisasi Bahan Audio Visual
No Tanggal No. Induk Judul Penanggungjawab No. Seri Produksi Ket
1 2 3 4 5 6 7 8
Kolom 5 diisi nama perusahaan atau org yg bertanggungjawab atas isi rekaman misal PT Sony BMG Music Entertainment
Kolom 6 diisi nomor seri yg tercantum pada sampul / kotak kemasan
Kolom 7 diisi nama perusahaan pembuat rekaman
4. Inventarisasi Guntingan Surat Kabar / Majalah (Kliping)
Kliping dihimpun dalam map atau sejenis amplop besar. Pada bagian luar map diberi catatan mengenai subjek atau bidang ilmu pengetahuan kliping tersebut dan nomor klasifikasi.
BUKU PENGUNJUNG
Memuat data pengunjung dan membedakannya berdasarkan jenis kelamin, status dan keterangan lainnya. Buku ini memuat kolom :
Nomor : mengetahui jumlah pengunjung
Tanggal : tanggal kedatangan
Nama : nama pengunjung ditulis lengkap
Jenis Kelamin : jenis kelamin pengunjung (L / P)
Kelas / status : untuk perpustakaan sekolah, dan perpustakaan umum diisi status mahasiswa, pelajar, pegawai dsb
Keterangan : bisa diisi pesan / saran dll
Paraf pengunjung
No Tanggal Nama Jenis Kelamin Kelas / Status Keterangan Paraf
1 2 3 4 5 6 7
BUKU PEMINJAM
Mencatat data peminjam dan buku yang dipinjam. Buku ini memuat kolom :
Nomor : mengetahui jumlah peminjam
Nama : nama peminjam
Kelas : mengetahui kelas peminjam
Judul buku : judul buku yang dipinjam
Nomor inventaris
Tanggal Pinjam
Tanggal harus kembali utk tanggal cukup ditulis tgl dan bulan misal 15/09
Tanggal kembali
Keterangan : bisa diisi paraf / tanda tangan
No Nama Kelas Judul Buku No Inventaris Tgl Pinjam Tgl Harus Kembali Tgl Kembali Ket / Paraf
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Sistem peminjaman : serangkaian cara pencatatan peminjaman maupun pengembalian bahan pustaka dengan aturan tertentu
1. Sistem Buku Besar
Nama tiap peminjam dicatat dalam satu halaman buku besar dan halaman diberi nomor urut yang dianggap sebagai nomor anggota
Pada halaman tersebut terdapat kolom
- Nama - tanggal peminjaman
- Alamat peminjam - tanggal kembali
- Tanda tangan petugas
2. Sistem Slip / Bon Pinjaman
Peminjam cukup mengisi lembar isian (slip/bon) sesuai data yang ada.
Pada halaman tersebut terdapat kolom
- Nama - tanggal peminjaman
- Alamat peminjam - tanggal kembali
- Data bahan pustaka - Tanda tangan peminjam
3. Sistem Kartu Buku
Pencatatan peminjamna dilakukan pada kartu buku yang ada pada bahan pustaka. Bila bahan pustaka dipinjam, maka kartu buku dicabut dan diisi petugas kemudaian disusun di rak kartu buku berdasarkan tanggal pengembalian.
KARTU ANGGOTA
Ada beberapa macam kartu anggota yang dapat dipilih salah satu atau dikombinasikan untuk digunakan
1. Kartu Identitas : hanya memuat nomor registrasi / anggota, nama, alamat dan tanggal berlaku
2. Kartu Peminjam : memuat data yang sama seperti kartu identitas tapi ditambah 2 kolom untuk mencatat transaksi peminjaman
3. Sistem Bon : dibuat rangkap 2 dimana setiap buku yang dipinjam harus ditulis dalam satu bon lengkap dengan nama peminjam, alamat, nomor buku, judul buku, nama pengarang dsb. Satu lembar untuk peminjam, yang lainnya untuk catatan perpustakaan.
4. Kantung Buku : berupa kantung buku kecil yang berisi nama anggota, nomor registrasi, alamat, tanggal berlaku keanggotaan, diberikan kepada anggota sesuai dengan jumlah buku yang boleh dipinjam. Setiap kali anggota meminjam, ia harus menyerahkan satu kantong buku untuk setiap judul yang dipinjam.
BUKU ANGGOTA
Tanggal No. Anggota Nama L / P Kelas Alamat Foto Tanda tangan
1 2 3 4 5 6 7 8
Contoh Kartu Anggota
Ketentuan :
1. Kartu tidak boleh dipinjamkan atau digunakan orang lain
2. Apabila kartu hilang dapat meminta duplikat kepada perpustakaan
3. Peminjaman buku maksimal 2 eksemplar selama 7 hari
4. Setiap anggota harus mentaati setiap peraturan perpustakaan
KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN
SEKOLAH DASAR NEGERI ...........
NO : 522201/A
Nama : Muhammad Bagus
Kelas : III
Alamat : .........
Ka. Perpustakaan
Drs. Sutanto Pas foto 2 x 3
Berlaku s/d 30-09-2012
STATISTIK
Statistik adalah ilmu tentang pengumpulan data, menggolongkan, mentabulasi dan menganalisa suatu kegiatan. Dalam perpustakaan yang disebut statistik adalah catatan angka-angka yang dikumpulkan, ditabulasi dan digolongkan mengenai kegiatan perpustakaan.
Tujuan statistik perpustakaan :
a. Menyusun laporan
b. Mengukur efisiensi berbagai kegiatan dan kinerja pustakawan
c. Menyusun rencana dan jasa perpustakaan
d. Bahan pertimbangan dalam penambahan anggaran dan staff
e. Sebagai evaluasi kemajuan atau keberhasilan perpustakaan
Unsur yang harus dilaporkan
a. Pengadaan bahan pustaka : jumlah koleksi yang dibeli, hadiah. Data ini di kelompokkan berdasarkan jenis koleksi dan subjek
b. Pengolahan bahan pustaka : jumlah koleksi yang dikatalog dan yang diklasifikasi
c. Keanggotaan : jumlah anggota dan jumlah pengunjung
d. Koleksi yang dipinjam : buku yang dipinjam berdasarkan subjek
e. Layanan rujukan : jumlah pertanyaan yang masuk, pertanyaan yang terjawab dalam waktu singkat
f. Jasa reproduksi : jumlah koleksi yang direproduksi, jumlah yang difotokopi
GRAFIK
Adalah lukisan pasang surut suatu keadaan dengan garis atau gambar (turun naiknya suatu hasil, statistik dan sebagainya)
Grafik yang harus disiapkan :
1. Grafik Pengunjung perbulan
2. Grafik Peminjam buku
3. Grafik Koleksi yang dimilki